Der Vertrauensanwalt bzw. Ombudsmann

1. Was ist ein (externer) Vertrauensanwalt/Ombudsmann?

  • Begrifflichkeit: Vertrauensanwalt oder Ombudsmann
  • Externer Ansprechpartner für Personen, die (grundsätzlich vertraulich) Informationen über das Verhalten einer oder mehrerer anderer Personen mitteilen möchten
  • Vertrauensanwalt/Ombudsmann benötigt ein Gesicht

2. Wer kann den Vertrauensanwalt/Ombudsmann ansprechen?

  • Das Unternehmen entscheidet, wer den Vertrauensanwalt/Ombudsmann ansprechen kann
  • Möglichkeiten: Mitarbeiter, Kunden, Jedermann

3. Für welche Themen ist der Vertrauensanwalt/Ombudsmann zuständig?

  • Das Unternehmen entscheidet, für welche Themen der Vertrauensanwalt/Ombudsmann zuständig ist
  • Wichtig: Definition der Tätigkeitsgebiete im Verhältnis Unternehmen zu Vertrauensanwalt/Ombudsmann, aber auch in der Kommunikation nach außen
  • Beispiele für Tätigkeitsgebiete: Korruption, Geldwäsche, Untreue, Betrug, Unterschlagung sowie etwaige (weitere) strafbare Handlungen innerhalb des Unternehmens sowie Verstöße gegen interne Richtlinien

4. Welche Vorteile hat ein externer Vertrauensanwalt/Ombudsmann (auch gegenüber anderen Whistleblowing-Systemen)?

  • Distanz zum Unternehmen: Nicht jeder Informant möchte sich gegenüber dem Unternehmen äußern
  • Persönlicher Kontakt – keine Anonymität (im Vergleich zu Hotlines oder EDV-Systemen)
  • Möglichkeit, bei Sachverhalts- oder Rückfragen erneut Kontakt zum Informanten aufzunehmen
  • Filter für belanglose Meldungen

Bislang auch:

  • Vertraulichkeit aufgrund strafbewehrter anwaltlicher Verschwiegenheitspflicht möglich (keine Gefahr der Diffamierung wegen Denunziation)
  • Grund: Tätigkeit als selbständiger und unabhängiger Rechtsanwalt, der keinen Weisungen des Unternehmens bei inhaltlicher Sachbehandlung unterliegt
  • Problem: Beschluss LG Bochung vom 16.03.2016, II-6 Qs 1/16

5. Kann oder sollte der Vertrauensanwalt/Ombudsmann mit anderen Whistleblowing-Systemen kombiniert werden?

  • Kombination mit anderen Whistleblowing-Systemen ist sinnvoll
  • Gut: Unternehmensinterner Ansprechpartner
  • auch möglich (beispielhaft):  Whistleblowing-Hotline, (elektronische) Postfächer

6. Wie arbeitet der Vertrauensanwalt/Ombudsmann?

  • Entgegennahme der Information von Informanten (Telefonat, Gespräch, E-Mail, Brief)
  • Möglich und sinnvoll: Identifikation des Informanten (im Verhältnis Informant – Vertrauensanwalt/Ombudsmann)
  • Schriftliche Niederlegung der Information
  • Eigenständige Prüfung, ob „Anfangsverdacht“
  • Weitergabe der Information an unternehmensinternen Ansprechpartner (Compliance-Abteilung?), Achtung: Interne Regelung für Interessenskonflikte
  • Aufklärung des Sachverhalts durch Unternehmen und/oder Vertrauensanwalt/Ombudsmann
  • Ggf. Rückfragen bei Informanten
  • Rückmeldung an Informanten

7. Wie wird der Vertrauensanwalt/Ombudsmann im Unternehmen implementiert?

  • Vertrag zwischen Unternehmen und Vertrauensanwalt/Ombudsmann
  • Aufbau und Definition Berichts- und Verantwortungsstruktur
  • Meldeformulare
  • Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats – Einbeziehung Betriebsrat (Möglichkeit oder Pflicht Vertrauensanwalt/Ombudsmann zu nutzen?)
  • Kommunikation (Intranet, Anschreiben, „Schwarzes Brett“, Mitarbeiterzeitung – unter Berücksichtigung des „tone from the top“-Gedankens)

8. Wird der Vertrauensanwalt/Ombudsmann in Anspruch genommen? Was kostet der Vertrauensanwalt/Ombudsmann?

  • Unterschiedliche Erfahrungen aus der Praxis
  • Große Bandbreite
  • Abrechnung nach Aufwand

9. Was geschieht nach der Implementierung des Vertrauensanwalts/Ombudsmanns? Wie hält man das System am Laufen?

  • Wichtig: Unterhaltung des Systems durch unterschiedliche Maßnahmen
  • Beispiele: Feedback an Informanten, Schulungen im Rahmen von Compliance-Maßnahmen, Mitarbeiterzeitung

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